Pflegeheime, Altenheime und Betreutes Wohnen

Was kosten Krankheitsausfälle in Ihrem Haus, und woran liegen sie?

Dieses Werkzeug rechnet die Kosten von Krankheitsausfällen als Größenordnung durch und zeigt, woran es liegen kann. Für die Zahl brauchen Sie drei Angaben und etwa 30 Sekunden, für die Einordnung eine weitere Minute. Alles läuft in Ihrem Browser, nichts wird gespeichert oder gesendet.

Die Kosten pro Jahr als Spanne und in Vollkräften, die bezahlt werden und nicht im Dienst sind.
Das stärkste Feld unter fünf möglichen: Dienstplan, Belastung, Führung, Veränderungen oder Fluktuation.
Ein erster Schritt, den Sie ohne Budget anstoßen können, und ein Entwurf, mit dem Sie das Thema Ihrem Träger vorlegen.

Der Erreger erklärt nicht das ganze Bild

Wer Grippe hat, hat Grippe. Trotzdem werden manche Teams deutlich öfter krank als andere, und das liegt selten am Virus. Der Erreger löst die Krankheit aus. Wie oft er trifft, hängt auch davon ab, wie belastbar ein Team gerade ist.

Das Werkzeug trennt deshalb zwei Dinge: den Anteil, den kein Haus verhindert (Saison, Infekte, Alter), und den Anteil, auf den Rahmenbedingungen Einfluss haben. Diese Rahmenbedingungen lassen sich in fünf Felder ordnen. Zu jedem stellt der Rechner genau eine Frage.

Dienstplan und Einspringen: Wie planbar ist die Freizeit? Wer häufig an freien Tagen einspringt, kommt schlechter zur Erholung.
Belastungsdichte: Wie oft ist eine Schicht knapper besetzt als geplant? Dauerhafte Enge lässt wenig Raum für Ausfälle.
Führung und Klima: Wird Überlastung angesprochen, und hat das Folgen? Wo das fehlt, bleibt sie oft unausgesprochen und zeigt sich erst in Krankmeldungen.
Veränderungsdruck: Wie viel Neues kam in kurzer Zeit? Auch sinnvolle Veränderungen kosten Kraft.
Fluktuation und Einarbeitung: Wie viele gehen, kommen oder helfen nur aus? Das Stammteam trägt Einarbeitung und Lücken.

Das sind Ordnungsfelder, keine Messgrößen. Sie zeigen, wo es sich lohnt, genauer hinzusehen.

So wird gerechnet

Die Kosten setzen sich aus drei Schichten zusammen. Die Kernzahl enthält die ersten beiden.

Entgeltfortzahlung: Lohn und Arbeitgeberanteil für Ausfalltage bis zur sechsten Woche.
Ersatz: Einspringen mit Zuschlag, Springerpool, Zeitarbeit. Was nicht ersetzt wird, kostet kein Geld, aber Belastung.
Folgekosten: Folgeausfälle bei denen, die einspringen, und Fluktuation. Der Rechner nennt sie getrennt als „bis zu“, sie stecken nicht in der Kernzahl.

Grundlage ist: Vollkräfte × Krankenstand × Kosten je Vollkraft, getrennt nach Entgeltfortzahlung und Ersatz. Diese Werte liegen zugrunde:

Annahme	Wert	Herkunft
Kosten je Vollkraft	50.000 € im Jahr	abgeleitet Fachkraft im Median 4.153 € im Monat (Bundesagentur für Arbeit, 2024), Helfer rund 2.800 € (Schätzung), rund 18 % Arbeitgeberanteil (IW Köln), Mischung 50:50 angenommen
Vollkräfte je Platz	0,55	abgeleitet 817.711 Beschäftigte in Pflegeheimen, davon 240.963 in Vollzeit (Statistisches Bundesamt, Dezember 2023), bei rund 800.000 vollstationär Versorgten. Mit halber Teilzeit rund 0,65 Vollkräfte je Bewohner, davon rund 0,55 in Pflege und Betreuung (Anteil von 80 bis 85 % angenommen)
Krankenstand je Antwortkarte	4 bis 15 % in vier Stufen	Orientierung Gesundheits- und Sozialwesen 7,7 % (AOK Niedersachsen 2025), Altenpflege laut DAK deutlich über dem Durchschnitt
Kosten des Ersatzes	1,05- bis 1,8-fach der Normalstunde	Annahme Zeitarbeit ist in der Pflege selten (rund 1,3 % der Pflegekräfte, Bundesagentur für Arbeit). Zu den Mehrkosten gibt es keine belastbare öffentliche Zahl
Anteil Entgeltfortzahlung	65 % der Ausfalltage	abgeleitet Knapp 40 % der Fehltage entfielen 2024 auf Krankmeldungen über sechs Wochen (WIdO, AOK-Versicherte). Auch dort zahlt der Arbeitgeber die ersten sechs Wochen, der Anteil liegt also über 60 %. Wir rechnen vorsichtig mit 65 %

Jeden dieser Werte können Sie im Ergebnis unter „So haben wir gerechnet“ mit Ihren eigenen Zahlen überschreiben. Die Spanne wird dann enger.

Über die Euro hinaus: Was Ausfälle sonst kosten

Die Kosten in Euro sind nur der sichtbare Preis, und sie kann jeder selbst nachrechnen. Ausfälle kosten ein Haus mehr, nur nicht in Euro: Versorgung, Team, Führung, Kommunikation und am Ende die Leitung. Wo es Zahlen und Studien dazu gibt, nennen wir sie mit Quelle.

Grenzen

Das Ergebnis ist eine Größenordnung mit deutlicher Unschärfe, solange Vollkräfte und Kosten nicht mit eigenen Werten überschrieben sind. Es ersetzt keine Auswertung Ihrer tatsächlichen Fehlzeiten. Ob ein Ausfall weitere Ausfälle auslöst, lässt sich für Pflegeheime nicht belegen, belegt sind nur die Zwischenschritte wie häufiges Einspringen und Erschöpfung. Der Befund beschreibt Muster und keine gesicherten Ursachen, und er sagt nichts über einzelne Personen. Bitte tragen Sie keine Namen oder Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden ein.

Quellen

Stand der Recherche: Oktober 2026.